У квітні 2020 року команда TerraLab за п’ять діб запустила лабораторну інформаційну систему в Київському міському лабораторному центрі МОЗ, де потік направлень на ПЛР-дослідження зріс у 30 разів. На основі цього впровадження команда створила TerraLab COVID, окрему версію системи для потокових досліджень на SARS-CoV-2. Згодом вона запрацювала в державних закладах, на які припадало близько 70 % тестування на COVID-19. Після валідації результат надходив закладу, що направив зразок, протягом 15 хвилин замість доби або кількох діб. Дані з регіонів передавалися до центрів громадського здоров’я за хвилини.
Як це почалося
Перед Великоднем 2020 року до TerraLab зателефонували з Київського міського лабораторного центру, який тоді виконував найбільше досліджень на коронавірусну інфекцію в країні. Того дня в центр привезли 600 зразків, і вести їх у паперових журналах було вже фізично неможливо.
Більшість працівників лабораторії весь робочий день переписувала дані з однієї форми в іншу: з направлення в журнал, у бланк результату, в епідеміологічні форми. До цієї роботи залучали людей з інших підрозділів. Результати досліджень бували готові раніше, ніж дані з направлень рознесено по всіх формах.
Того ж дня в TerraLab зібрали робочу групу. Зупинити лабораторію й перебудувати її процеси було неможливо, тому процес оцифрували таким, яким він був. Використали наявні комп’ютери та мережу, терміново поставили мінісервер, принтери етикеток і сканери штрихкодів. Від початку робіт до першого зареєстрованого зразка минуло п’ять діб і понад 80 проєктних годин. Систему ввели в експлуатацію в день, коли кількість направлень перевищила тисячу.
Чому помилка під час епідемії коштує дорожче
У рутинній практиці наслідки окремої лабораторної помилки зазвичай обмежуються одним пацієнтом. Її частіше встигають виявити: результат не узгоджується з клінічною картиною, і лікар призначає повторне дослідження.
Під час епідемії наслідки виходять за межі одного пацієнта. Хибнонегативний результат повертає інфіковану людину до роботи й контактів. Хибнопозитивний може спричинити необґрунтовану ізоляцію людини та її контактних осіб, а якщо йдеться про медичного працівника, заклад тимчасово втрачає фахівця. За пікового навантаження повторне дослідження забирає обмежені ресурси лабораторії й затримує інші результати. Помилка у зведених даних має ще ширший наслідок, бо від них залежать рішення для цілого регіону.
Інформаційна система працює з преаналітичним і постаналітичним етапами: ідентифікація пацієнта і зразка, перенесення даних, видача результату, зведення статистики. На аналітичну частину дослідження вона не впливає. Більшість лабораторних помилок виникає саме на цих двох етапах. За оглядом Маріо Плебані в журналі Clinical Chemistry and Laboratory Medicine (2006), на преаналітичний етап припадає 46–68 % помилок, на постаналітичний 18–47 %. Коли потік зразків зростає, найбільший ризик становить переплутаний зразок або результат, перенесений не до того пацієнта.
Що змінилося на кожному етапі
| Етап | Було | Стало |
|---|---|---|
| Прийом зразків | Троє працівників. Порядковий номер на етикетку диктували з журналу | Двоє працівників. Етикетки зі штрихкодом надруковані наперед у трьох копіях: одна на направлення, дві на пакет зі зразком. Прийом пришвидшився на 30 % |
| Реєстрація направлень | Дані переписували в журнал, у бланк результату у Word і в епідеміологічні форми в Excel | Реєстратор сканує штрихкод і вносить направлення один раз. Усі форми система створює сама |
| Пробопідготовка | Ручне маркування. Зразки групували суворо за порядковим номером | Етикетки виключили нерозбірливі цифри. Постановки формуються в системі в довільному порядку |
| Дослідження | Залежить від аналітичного обладнання | Вплив системи тут найменший |
| Результати | Результат з аналізатора переписували в постановочний лист, журнал форми № 272, бланк і епідеміологічні форми. Бланки передавали закладам під час наступного візиту, зазвичай наступного дня | У постановці позначають лише позитивні й сумнівні зразки, решта автоматично отримує результат «негативно». Після валідації бланк сам надходить закладу електронною поштою. Журнал форми № 272 та епідеміологічні форми формуються автоматично |
Епідеміологи отримали в системі власні робочі місця з доступом до статистичних звітів. Їм більше не треба було просити лабораторію зібрати дані й чекати на них. Щоденна епідеміологічна та управлінська статистика формувалася в системі без додаткового збору інформації.
Від одного центру до окремої версії
Досвід першого запуску ліг в основу TerraLab COVID. У ній залишили тільки функції, потрібні лабораторії з потоковими ПЛР-дослідженнями: реєстрацію зразків, ведення лабораторного процесу, видачу результатів і статистику. Звичайне впровадження лабораторної інформаційної системи розраховане на місяці. TerraLab COVID запускали за тижні, і це зменшувало навантаження на лабораторії, критично важливі для системи охорони здоров’я в той період. Так вона запрацювала в державних закладах, на які припадало близько 70 % тестування, зокрема в лабораторних центрах МОЗ України.
У 2020 році рішення доповнили програмою для закладів, які беруть зразки. У ній направлення створювали одразу в електронному вигляді, з усіма клінічними та епідеміологічними відомостями, і друкували бланк за вимогами МОЗ України. Реєстр направлень передавали в лабораторію разом зі зразками, тож дані пацієнта вносили один раз, там, де взято зразок.
Третьою частиною рішення була статистика для національного рівня. Дані з регіонів передавалися до центрів громадського здоров’я за хвилини, тоді як раніше їх зводили тижнями.
Результат
- Перший запуск: п’ять діб від початку робіт до першого зареєстрованого зразка.
- Видача результату закладу, що направив зразок: 15 хвилин після валідації замість доби й більше.
- Статистика з регіонів для центрів громадського здоров’я: хвилини замість тижнів.
- Охоплення: державні заклади, на які припадало близько 70 % тестування на COVID-19.
- Менше помилок і менший вплив людського чинника: дані вносять один раз, зразок від прийому супроводжує штрихкод.
- Менше навантаження на персонал і більша пропускна здатність лабораторії.
Чому це було складно
Лабораторію не можна було зупинити ні на день. Систему вбудовували в процес, який уже працював, а люди, які мали її освоїти, працювали по дванадцять годин. Версія мала бути компактною, щоб запускатися швидко, і водночас формувати дані для епідеміологічної статистики, де повнота й узгодженість обов’язкові. На початок пандемії команда TerraLab десять років упроваджувала лабораторні інформаційні системи, тож спиралася на вже вивчені процеси.
Після пандемії
Лабораторні центри згодом стали обласними центрами контролю та профілактики хвороб. Вони продовжують працювати з LIS TerraLab.
Про TerraLab
TerraLab — міжнародний виробник лабораторних інформаційних систем та консалтингу для медичних лабораторій. Компанія працює з 2010 року: 16 років, 300+ лабораторій-клієнтів, 10+ країн, команда 80+ фахівців. TerraLab не є медичною лабораторією і не виконує аналізи.